Date:2025/1/22
こんにちは、ワールドワイドです。
従業員が結婚などで、氏名が変わるというケースにおいて、
どんな手続きが必要なのか分からない・毎月ある手続きではないから忘れてしまうという担当者は多いです。
2024年12月から健康保険証の新規発行が廃止され、
医療機関の受診には、資格確認書もしくはマイナ保険証を利用することになりました。
今回は、社会保険に加入している従業員の氏名が変更になったときの、健康保険証の取り扱いについて
法改正後の対応を説明していきます。
会社による社会保険（健康保険）の手続きは原則不要！
資格確認書の氏名は原則、戸籍上の氏名で表記されます。
以前は、協会けんぽなどへ氏名変更の届出をする必要がありましたが、
平成30年3月からマイナンバーと基礎年金番号の紐づけがされたことで、
現在は届出をすることなく新たな氏名の健康保険証が発行され、会社へ届くようになりました。
健康保険・厚生年金保険の被保険者氏名変更届・住所変更届の手続が変わりました（協会けんぽ）
つまり、従業員様による戸籍の変更手続きを待てばいいので、会社としてのお手続きは原則不要です。
（逆に、戸籍変更のお手続きをしていなければ、新しい資格確認書は発行されません。）
なお従前の健康保険証をお持ちの方が氏名変更された場合でも、新しい健康保険証は発行されず、
マイナ保険証への紐づけ（再発行されるものが無くなる）もしくは、資格確認書の発行になります。
資格確認書の送付は、氏名変更後、毎月下旬頃にまとめて行われるため、氏名変更の時期によっては、
新しい資格確認書が届くまで３ヶ月程度かかる場合があります。
新しい資格確認書が届くまでの間は、氏名変更前の健康保険証・マイナ保険証・資格確認書を使用することができます。
人事担当者は、従業員にも安心していただくようお伝えください。
氏名変更の手続きが必要な場合とは？
氏名変更に伴う社会保険のお手続きは原則不要ですが、
お手続きが必要になる場合もあります。
①新氏名の健康保険証がすぐに必要な場合
運転免許証やマイナンバーカードなど、ほかに有効な身分証明書を持っておらず、
新しい名前の健康保険証を早くほしい、と従業員様から依頼される場合です。
このときは、
・健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更 (訂正) 届（年金事務所あて）
・資格確認書交付申請書（協会けんぽ等、所属している健康保険組合あて）
この２種類をそれぞれ提出することで、
届出から約２週間で、新しい氏名での資格確認書が企業に届きます。
なお、資格確認書交付申請書は、氏名変更届を行っている旨を備考欄に記載しておくことが望ましいでしょう。
②被扶養者の氏名が変更になった場合
被保険者の氏名変更に併せて、被扶養者の氏名も変更となる場合がありますが、
被扶養者の氏名が変更となったときには届出が必要となります。
健康保険被扶養者（異動）届の提出により、
新しい氏名を届け出ることで被扶養者の新しい健康保険証が届きますので、
この場合のお手続きを失念しないようにしましょう。
職務上旧姓を名乗る場合の健康保険証・資格確認書の取り扱いは？
氏名が変更されたものの、従業員本人の希望に基づき職場では旧姓を名乗ることを認める。
この場合の健康保険証や資格確認書はどうなるのでしょうか。
健康保険では、職場で旧姓を名乗る場合であっても、
戸籍上の届出が変更された場合は、旧姓の健康保険証の回収・返却が必要です。
人事担当者は旧氏名と新氏名の両方で管理することになるので少し事務が煩雑になるかもしれません。
ただし、従業員がマイナ保険証に紐づけし、新規の資格確認書が不要ということであれば、人事担当者の管理も要りません。
資格確認書は今後従業員本人が返却・廃棄することになる方向です。
企業による回収・返却の管理もいらないことから、従来よりも管理負担が軽くなることが予想されます。
まとめ
従業員の名前が変わった場合、例外もありますが、
基本的には氏名変更に伴う社会保険のお手続きは不要です。
また、2024年12月の法改正により、健康保険証は氏名変更しても、
マイナ保険証への紐づけもしくは資格確認書の発行という形式に変更されます。
これらのお手続きにおいてご不明な点がございましたら、
社会保険労務士に一度ご相談ください。