4月などの入社シーズンはもちろん、年間を通して発生する入社手続き。
人事・総務担当者の皆様は、新入社員一人ひとりに対して、膨大な書類のやりとりに追われていないでしょうか。
雇用契約書、身元保証書、扶養控除等申告書、年金手帳、雇用保険被保険者証…。
これらの書類を準備し、記入を依頼し、回収し、そして正確に情報をシステムへ入力する。
この一連の作業は、非常に時間がかかり、人的ミスの温床にもなりがちです。
脱・紙のやりとり！「入社タスク発行機能」とは？
「入社手続きタスク発行機能」は、これまで紙で行っていた入社手続きを、まるごとデジタル化する画期的な機能です。
人事・総務担当者は、オフィスステーションのシステム上で新入社員に必要なタスクを発行するだけ。
新入社員は、自身のスマートフォンから、送られてきたタスクに沿って情報を入力し、書類をアップロードするだけで手続きが完了します。
具体的には、以下のような流れで手続きが進みます。
- 担当者：タスクの発行
- 管理画面から対象となる新入社員を選択します。
- 正社員、アルバイトなど、雇用形態に応じた収集項目を設定することで、必要な情報だけを効率的に集められます。
- 雇用契約書もシステム上で作成し、電子署名による合意を取り付けることが可能です。
- 新入社員：情報の入力と書類の提出
- 専用のマイページにログインし、タスクを確認します。
- 扶養家族の有無など、本人の回答内容に応じて、次に入力すべき項目が自動で表示されるます。
- 年金手帳や免許証などの必要書類は、スマートフォンで撮影した画像をそのままアップロードできます。
- 担当者：内容の確認と手続き
- 新入社員から提出された情報は、管理画面でリアルタイムに確認できます。
- 手書き文字の判読や転記作業が不要になるため、入力ミスが劇的に削減されます。
- 収集した情報は、そのまま電子申請データとして活用できるため、役所への届出もスムーズです。
ここがすごい！入社タスク発行機能で実現する3つの効率化
1. ペーパーレス化でコストと時間を削減
最大のメリットは、何と言ってもペーパーレス化の実現です。
書類の印刷、封入、郵送、そして保管といった一連の作業と、それに伴うコストが一切不要になります。
また、新入社員との書類のやりとりがオンラインで完結するため、担当者が出社していなくても手続きを進めることが可能です。
2. 人的ミスの削減とコンプライアンスの強化
手書き書類の転記作業は、どんなに注意深く行ってもミスが発生しやすい業務です。
オフィスステーションを使えば、新入社員が自ら入力した情報がそのままデータとなるため、転記ミスはゼロになります。
さらに、マイナンバーなどの個人情報は、高度なセキュリティで保護された環境で管理されるため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。
また、社会保険や雇用保険の手続きに必要な情報を、正確かつ安全に収集できることは、企業のコンプライアンス強化に直結します。
3. 進捗の可視化で「誰が・どこまで終わっているか」が一目瞭然
オフィスステーションのダッシュボード機能を使えば、各従業員のタスク進捗状況がリアルタイムで一覧表示されます。
さらに、未提出の従業員には催促の通知を送ることもでき、手続きの遅延を防ぎます。
担当者は、全体の進捗を正確に把握しながら、計画的に業務を進めることができます。
最後に
今回は、オフィスステーションの「入社手続きタスク発行機能」について解説しました。
このプロセスをスムーズで効率的なものにすることは、従業員エンゲージメントの向上にも繋がります。
まずは自社の入社手続きの現状を把握し、どこに課題があるのかを洗い出してみてはいかがでしょうか。
本記事に関するご不明点や、労務管理全般でお困りのことがございましたら、お気軽にワールドワイド社労士事務所までご相談ください。
参考資料: