Date:2026/4/10
こんにちは、ワールドワイド社労士事務所です。
「退職した従業員が、なかなか健康保険証を返してくれない…」
「もし悪用されたらどうしよう！」
と、頭を悩ませていませんか？
これは、多くの企業様が直面する、実は非常に多いお悩みです。
従業員が退職する際、健康保険証や資格確認書の返却は必須事項ですが、ついうっかり、あるいは意図的に返却が遅れるケースは少なくありません。
しかし、健康保険証や資格確認書の未返却は、企業にとって思わぬリスクや手続き上の負担を生じさせる可能性があります。この問題にどう対処すべきか、具体的な手続きとリスク管理について解説していきます。
■ 退職後の健康保険証返却義務と法的根拠
従業員が退職した場合、企業は「資格喪失届」を年金事務所や健康保険組合に提出し、健康保険の資格を喪失させる手続きを行います。
この際、最も重要なことの一つが、被保険者証、つまり健康保険証（令和６年１２月以降に取得した方は資格確認書）の返却です。
健康保険法では、被保険者の資格を喪失した際に、事業主が健康保険証等を回収し、速やかに保険者に返納することが義務付けられています。
これは単なるマナーではなく、法律で定められた重要な手続きなのです。
なぜ健康保険証等の返却がそこまで重要なのでしょうか？
それは、資格喪失後に健康保険証等が使われてしまうことを防ぐためです。
もし、退職者が保険証等を返却せずに、資格喪失後に医療機関を受診した場合、医療費は全て健康保険組合が一時的に負担し、後日、元従業員に請求されることになります。
この不正利用によって、健康保険組合は余計な事務処理を強いられ、場合によっては企業側にも問い合わせが来ることがあります。
さらに、保険料の二重払いといったトラブルの原因にもなりかねません。
健康保険の資格を喪失すると、元従業員は国民健康保険に加入するか、任意継続被保険者となるか、あるいは家族の被扶養者となるか、いずれかの選択をする必要があります。
どの道を選んだとしても、退職した会社の健康保険証等は使用できません。企業としては、退職日をもって旧保険証等は無効になることを明確に伝え、速やかな返却を促す義務があることを認識しておきましょう。
■ 返却されない場合の具体的な対応ステップ
では、健康保険証等が返却されない場合、企業はどのように対応すれば良いのでしょうか。冷静かつ段階的にアプローチすることが重要です。
- 初期段階の連絡（電話・メール）:
まず、退職後すぐに返却がない場合は、電話やメールで穏やかに連絡を取り、返却を促します。「ご返却手続きがお済みでないようでしたので、お手数ですがご郵送いただけますでしょうか」といった丁寧な文面が望ましいでしょう。 - 書面での督促:
初期の連絡で返却がない場合は、返却を求める書面を郵送します。この際、返却期限を明記し、返却がない場合の対応（例：資格喪失手続きを進めること、不正利用時の法的責任など）についても簡潔に記載することで、相手に事の重要性を伝えることができます。 - 内容証明郵便の活用:
書面での督促にも応じない場合は、内容証明郵便の利用を検討しましょう。内容証明郵便は、いつ、どのような内容の文書を誰から誰へ差し出したかを郵便局が証明してくれるものです。法的証拠として有効であり、相手に心理的な圧力を与える効果も期待できます。これにより、「会社は本気で回収しようとしている」というメッセージが伝わり、返却につながるケースも少なくありません。 - 資格喪失届の提出時の対応:
健康保険証が回収できない場合でも、資格喪失届は必ず提出しなければなりません。この際、通常は健康保険証を添付しますが、未返却の場合は「被保険者証回収不能届」や「健康保険被保険者証滅失届」といった書類を添付して提出します。健康保険組合によっては、回収できない理由書を求める場合もありますので、事前に確認が必要です。 - 健康保険組合への相談:
困ったときは、加入している健康保険組合に相談することも有効です。組合側も同様のケースを経験しており、適切なアドバイスや手続き方法を教えてくれるでしょう。
■ 資格喪失手続きのリスクと注意点
健康保険証等が返却されないままでも、資格喪失手続きを進めること自体は可能です。しかし、そこにはいくつかのリスクと注意点が存在します。
- 不正利用のリスク:
健康保険証等が退職者の手元にある限り、理論上は不正利用されるリスクがゼロではありません。資格喪失後に使用された場合、医療費は元従業員に請求されますが、会社側にもその調査協力依頼などが来る可能性があります。また、不正利用が発覚した場合、会社としての管理体制を問われることもゼロではありません。 - 元従業員とのトラブル:
健康保険証の返却を巡って、元従業員との関係が悪化する可能性があります。特に、内容証明郵便の送付などは、相手に不快感を与えることもあるでしょう。しかし、企業の正当な権利行使であり、後に発生するかもしれないトラブルを未然に防ぐための措置であると理解することが重要です。 - 手続きの煩雑さ:
健康保険証等が添付できない場合の資格喪失手続きは、通常よりも手間がかかります。「回収不能届」や「滅失届」の作成、あるいは健康保険組合からの追加の問い合わせ対応など、事務負担が増えることになります。これは、スムーズな退職手続きを阻害する要因となります。 - 元従業員への影響:
資格喪失後に、健康保険証等を返さない元従業員が医療機関を受診した場合、自己負担額が全額となるだけでなく、不正利用とみなされ、保険者から費用を請求される可能性があります。これは、元従業員にとって大きな負担となり、それが会社への不満につながることもあり得ます。
これらのリスクを最小限に抑えるためには、退職者とのコミュニケーションを密にし、返却の重要性を丁寧に説明することが何よりも大切です。
■ 事前の対策と社内規程の整備
トラブルを未然に防ぐためには、事前の対策と社内規程の整備が不可欠です。退職時に慌てないよう、普段からの準備を怠らないようにしましょう。
- 入社時の説明強化:
従業員が入社する際に、健康保険証等の取り扱いについてしっかりと説明しましょう。特に、退職時には速やかに返却する義務があることを明確に伝えることが重要です。入社時のオリエンテーション資料に記載したり、口頭で説明したりする機会を設けるのが良いでしょう。 - 退職時の手続き案内を徹底:
従業員が退職する際には、書面で退職手続きに関する案内を交付し、その中に健康保険証等の返却について詳細を記載しましょう。返却期限、返却方法（郵送先など）、返却されない場合の対応など、具体的に示すことで、退職者も迷わずに対応できます。退職面談の際に、改めて口頭で説明することも効果的です。 - 社内規程への明記:
就業規則や退職規程に、健康保険証等の返却義務および未返却時の対応について明記しましょう。「退職者は、退職日までに被保険者証を会社に返却しなければならない。返却しない場合は、会社から督促を行う場合がある」といった具体的な条文を設けることで、法的な根拠に基づいた対応が可能となります。 - 返却確認リストの作成:
退職手続きのチェックリストに、健康保険証等の返却項目を必ず含めましょう。これにより、手続き漏れを防ぎ、管理を徹底することができます。返却確認と同時に、紛失した場合の報告や、家族分の健康保険証も回収できているかの確認も重要です。
これらの対策を講じることで、退職後の健康保険証等未返却というトラブルを大きく減らすことができます。
■ さいごに
今回は、退職した従業員が健康保険証等を返却しない場合の企業の対応とリスク管理について、詳しく解説しました。
単なる「忘れ物」と軽視されがちなこの問題ですが、企業にとっては不正利用のリスク、事務処理の煩雑化、そして元従業員とのトラブルに発展する可能性を秘めています。
しかし、適切な法的知識と手順を踏まえれば、こうした問題を冷静に、そして円滑に解決していくことが可能です。
日頃からの事前の対策と、万が一の事態に備えた対応ステップを明確にしておくことが、企業を守る上で非常に重要となります。
ご不明な点や、個別の状況に合わせた具体的なアドバイスが必要な場合は、ワールドワイド社労士事務所にご相談ください。
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